Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Подпись неуполномоченного лица на документах

Подпись неуполномоченного лица на документах

Подпись неуполномоченного лица на документах

Право подписи в ООО


Общество признается самостоятельным субъектом гражданского оборота. Однако действует организация всегда через своих представителей. Руководитель ООО, должностные лица или иные специалисты наделяются правом подписи.

Такие посредники приобретают полномочия в силу закона, устава, доверенности, приказа или судебного решения. Порядок зависит от типа документов и статуса физлица.

Пренебрежение должным оформлением грозит недействительностью сделок и невозможностью проведения хозяйственных операций.

3. Универсальные положения cт.183 ГК РФ распространяют свое действие не только на сделки, но и случаи исполнения обязательств.

3. Универсальные положения распространяют свое действие не только на сделки, но и случаи исполнения обязательств.

Как разъяснил суд, в акте сверки расчетов применительно к спорному договору указаны конкретные акты о приемке выполненных работ с указанием номера акта, даты его составления и суммы работ, включенных в акт, что подтверждает фактическое выполнение спорных работ и одобрение действий лица, подписавшего акты о приемке работ.

Данный вывод сделан в , в котором указано следующее. Как следует из материалов дела, 01.04.2011 между истцом (подрядчик) и ответчиком (генподрядчик) был заключен договор подряда N 85/11 на выполнение работ по проведению мониторинга искусственных дорожных сооружений на участке автомобильной дороги. Ненадлежащее исполнение генподрядчиком своих обязательств по оплате выполненных работ явилось основанием для обращения истца в арбитражный суд.

В подтверждение факта выполнения работ, предусмотренных договором N 85/11, истцом в материалы дела представлены акты приемки-сдачи выполненных работ на общую сумму 4269502 руб. 38 коп., а также справки о стоимости выполненных работ и затрат на вышеуказанную сумму. Акты приемки-сдачи выполненных работ подписаны ответчиком без замечаний в отношении качества данных работ, их объема, а также стоимости и сроков выполнения.

Последующее одобрение сделки

Если сам договор подписан неуполномоченным лицом от имени компании, но в последующем компания одобрила такую сделку, то отказаться от оплаты она не может. Под последующим одобрением Верховный суд РФ (Постановление от 23.06.2015 года №25) понимает следующие действия уполномоченных лиц компании или предпринимателя:

  1. письменное и устное одобрение – не имеет значение кому оно адресовано;
  2. заключение или одобрение другого договора, заключенного для исполнения первого договора;
  3. иные действия полномочных представителей, свидетельствующих об одобрении сделки (например, полное или частичное принятия работ или поставленного товара, уплата процентов по основному долгу, уплата неустойки, реализация других прав и обязанностей по данному договору, подписание уполномоченным сотрудником акта сверки задолженности);
  4. просьба об отсрочке или рассрочке в оплате;
  5. акцепт инкассового поручения.
  6. признание претензии контрагента;

Также в качестве одобрения сделки может быть рассмотрено уведомление о расторжении спорного договора (Постановление АС Московского округа от 15.10.2016 №Ф05-13764/2016 по делу №А40-1600239/2015).

Обратите внимание! Указанные действия по одобрению сделки могут совершать только орган или лицо, которые вправе заключать такие сделки или совершать действия, считающиеся одобрением.

Также об одобрении могут свидетельствовать действия полномочных сотрудников контрагента.

Пример. ООО «Север Плюс» заключило договор поставки с ИП Ивановым И.И.

В данном договоре от имени предпринимателя-покупателя расписался главный бухгалтер, который не имел соответствующих полномочий. Компания товар поставила, предприниматель его принял и расписался в товарной накладной, но платить отказался по причине того, что в договоре расписалось неуполномоченное лицо. Факт принятия товара самим предпринимателем, который имел право подписывать договор, будет являться последующим одобрением сделки.

Заключение

Подделка подписи на документах может быть выполнена разными способами.

Вручную или с помощью технических средств — не важно. Экспертиза деловых бумаг определит подлог.

Официальное заключение специалиста будет главным составляющим доказательной базы в суде.

Гражданин, который сфальсифицировал документ, может обойтись исправительными работами. При особых случаях человек понесет наказание в виде лишения свободы до 2 лет.

Под юрисдикцию закона попадают также электронные подписи.

В бытовых случаях, когда необходимо срочно поставить подпись за начальника или расписаться на почте вместо родственника, наказания, конечно, не будет. Смотрите видео, в котором юрист на конкретном примере разъясняет нюансы применения статьи УК за подделку подписи: Источник: https://potrebiteli.guru/dokumenty/otvetstvennost-za-poddelku-podpisi.html

Способ защиты от рисков — проявление осмотрительности

В компаниях по-разному относятся к оформлению документов.

Возможна ситуация, когда лица, ответственные за оформление первички, отсутствуют в момент совершения операции, а реквизиты в документе по техническим причинам нельзя переделать.

Тогда первичку подписывает другой работник, который не имеет необходимых полномочий. В этом случае инспекторы могут заявить о своих подозрениях о фиктивности сделки или просто признать документ не соответствующим нормам российского законодательства по формальным признакам. По нашему мнению, если операции (события) реально имели место в жизни компании, то правда в споре с налоговиками будет на ее стороне.

По нашему мнению, если операции (события) реально имели место в жизни компании, то правда в споре с налоговиками будет на ее стороне. Ведь во время реального события всегда появляются косвенные документы и результаты в деятельности фирмы, доказывающие расходы или «входной» НДС, предъявленный продавцом. Такими документами могут быть договоры, переписка с поставщиком, транспортные накладные, внутренние накладные и требования, акты, описи и другие подтверждения.

В досудебном порядке или в суде, составляя акт возражений или жалобу в Управление ФНС, фирма имеет очень высокие шансы выиграть налоговый спор. Хорошим помощником здесь может стать Гражданский кодекс. Он указывает, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной, если другая сторона своими действиями подтвердит одобрение сделки (ст.

183 ГК РФ). Последующее одобрение сделки стороной в договоре создает, изменяет и прекращает для нее гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения. Позиция фирмы значительно упрочится, если она до начала сделки соберет документы, свидетельствующие о проявлении должной осмотрительности.

Многие компании запрашивают у контрагента сведения, подтверждающие реальную деятельность и полномочия лиц, подписывающих документы. Таким образом они выполняют рекомендации финансового и налогового ведомств в проявлении должной осмотрительности (письма Минфина России от 04.02.2010 № 03-02-07/1-43, от 06.07.2009 № 03-02-07/1-340, от 10.04.2009 № 03-02-07/1-177, от 31.12.2008 № 03-02-07/2-231, ФНС России от 11.02.2010 № 3-7-07/84). Перечень запрашиваемых документов включает: — копию устава (иные учредительные документы); — копию свидетельства о государственной регистрации и постановке на учет в ИФНС; — копии лицензий, разрешений, аккредитации или членства в саморегулируемых организациях, если таковые обязательны; — выписку из ЕГРЮЛ на момент заключения договора; — доверенность, подтверждающую полномочия должностных лиц; — копию приказа, подтверждающего полномочия должностных лиц; — приложение к договору с перечнем должностных лиц, полномочных подписывать документы по сделке.

Согласно письмам ФНС России, также можно выполнить следующие действия (письма ФНС России от 24.05.2011 № СА-4-9/8250, от 11.02.2010 № 3-7-07/84): — проверить, не привлекался ли контрагент и его должностные лица к налоговой или административной ответственности; — получить доказательства реальности деятельности контрагента (на сайте nalog.ru, раздел «Проверь себя и контрагента» нужно убедиться, что юридический адрес контрагента не является адресом массовой регистрации).

Кроме того, можно проверить: — ИНН контрагента (сайт nalog.ru, раздел «Проверь себя и контрагента»); — наименование фирмы, реквизиты, контакты должностных лиц на официальном сайте контрагента; — не является ли генеральный директор контрагента дисквалифицированным лицом, не лишен ли он по решению суда права занимать руководящие должности и заниматься предпринимательской деятельностью (сайт nalog.ru); — представляет ли контрагент налоговую и бухгалтерскую отчетность (можно запросить у него копию отчетности с отметкой инспекции); — уплачивает ли контрагент налоги в бюджет и взносы во внебюджетные фонды. По данным бухгалтерского баланса контрагента можно оценить его финансовое и имущественное состояние.

Следует обратить внимание на показатель величины нераспределенной прибыли или непокрытого убытка, наличие объектов основных средств, товаров и других оборотных активов, размеры дебиторской и кредиторской задолженности.

Главную роль в перечне запрашиваемых у контрагента документов играет доверенность. Именно она подтверждает полномочия должностных лиц.

Для руководителя компании таким документом является выписка из ЕГРЮЛ или выписка из протокола собрания учредителей о назначении генерального директора. Ранее мы указывали, что необходимо подтвердить достоверность подписи. Она является обязательным реквизитом по закону. Чтобы избежать споров с налоговиками по поводу признания документа по формальным признакам, рекомендуем обязательно запрашивать у контрагента доверенность и выписку из ЕГРЮЛ.

Чтобы избежать споров с налоговиками по поводу признания документа по формальным признакам, рекомендуем обязательно запрашивать у контрагента доверенность и выписку из ЕГРЮЛ. Отметим, что при выборе параметров контроля следует руководствоваться принципом рациональности. Большое количество документов часто носит формальный характер и не помогает в оценке реальной деятельности партнера.

Если следовать всем рекомендациям, то на каждого контрагента придется открывать целое досье.

А это неизбежно отвлечет часть трудовых и финансовых ресурсов компании. Рекомендуем включить в систему внутреннего контроля (п.

1 ст. 19 Закона о бухучете) специальный раздел, посвященный проявлению должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента.

А также определить в нем перечень критериев и документов, подтверждающих реальность сделок, полномочия должностных лиц контрагента. Перечень запрашиваемых документов следует подбирать в соответствии с масштабом деятельности самой компании.

  1. , методолог аутсорсингового подразделения компании BDO

Источник: журнал . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Смешение понятий «неуполномоченное лицо» и «неизвестное лицо»

Как правило, сделки без полномочий совершаются в тех случаях, когда неуполномоченное лицо по ошибке предполагает, что действует от имени другого лица на законных основаниях.

К подобным случаям можно отнести, например, действия без доверенности в чужом интересе.

Как следует из ст. 182 Гражданского кодекса РФ, для включения в правоотношение представляемого лица необходимо обязательное наличие у представителя полномочий, которые могут быть основаны:

  1. нормативном законодательном акте;
  2. ненормативном акте госоргана.
  3. на доверенности;

Или могут явствовать из обстановки. Основным документом, подтверждающим представительские полномочия, является доверенность. Доверенность — это письменное уполномочие, составленное в виде отдельного документа либо включенное в содержание документа, в связи с которым полномочие появляется (примером может служить решение общего собрания ООО, которым участнику дается право подписать определенный договор).

Институт законного представительства действует в отношении как физических лиц, так и организаций. Для первых законное представительство вводится ст. 64 Семейного кодекса и корреспондирующими нормами ГК РФ.

Применение законного представительства ко вторым подробнее рассмотрим ниже. Право же действовать от имени организации без доверенности предоставляют ряду лиц общие нормы ст.

53 ГК РФ, а также специальные нормативные акты:

  1. ст. 19 закона «О хозяйственных партнерствах» от 03.12.2011 № 380-ФЗ и т. д.
  2. ст. 69 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ;
  3. ст. 40 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ;

В гражданских правоотношениях не могут быть представителями субъекты, осуществляющие действия хотя и в чужих интересах, но от собственного имени, по сути, только передавая волю незаконно представляемого лица. В случае возникновения договорных споров по сделкам, фигурантами которых являются неуполномоченные лица, следует обратить внимание на то, что в правоприменительных актах судебные органы зачастую отождествляют понятия «неуполномоченное лицо» и «неустановленное лицо».

Рассмотрим мнения судов по вопросу совершения сделки от имени другого лица неустановленным лицом:

  1. согласно постановлению ФАС МО от 17.10.2012 по делу № А40-11367410-53-949 последующее одобрение сделки, совершенной неизвестным лицом, не позволяет признать ее недействительной.
  2. по мнению ФАС ДО, высказанному в постановлении от 25.06.2014 по делу № А51-25855/2013, факт подписания неустановленным лицом необходимо доказывать, заявив ходатайство о фальсификации доказательства и инициировав судебную экспертизу подлинности подписи для выявления ее несоответствия подписи уполномоченного лица;
  3. в постановлениях АС ВВО от 26.07.2016 по делу № А43-31853/2014, ФАС Поволжского округа от 14.04.2014 по делу № А57-7502/2013 подписание сделки неустановленным лицом прямо отождествляется с подписанием неуполномоченным лицом, однако недействительной сделка признается по п. 1 ст. 168 ГК РФ;
  4. как считает ФАС СКО в постановлении от 24.02.2010 по делу № А61-404/2009, неизвестное лицо для целей выяснения действительности сделки — то же, что и неуполномоченное, и сделка, совершенная неизвестным, недействительна по ст. 182 ГК РФ;

Таким образом, в правоприменительной практике суды использовали понятия «неустановленное лицо», «неизвестное лицо», подразумевая под этим неуполномоченное лицо.

В то же время зачастую основанием признания недействительной сделки, совершенной неизвестным лицом, является ее противоречие закону (ст. 168 ГК РФ и, довольно редко, ст. 182 ГК РФ об отсутствии полномочий).

Данный момент весьма понятно разъяснен в апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 14.05.2015 № 33-6851/2015. Признавая явным последствием подписания договора неизвестным незаключенность такого договора, суд отметил, что признание договора недействительным вносит необходимую определенность в отношения сторон, в связи с чем решения судов о признании договора недействительным правильны по сути и не подлежат отмене.

Для предупреждения последствий в виде признания сделок недействительными/незаключенными важным является отличие понятий «лицо, превысившее полномочия» и «неуполномоченное лицо», поскольку сделки, совершенные с превышением полномочий, в отличие от сделок, совершенных неуполномоченным лицом, будут иметь совершенно разные правовые последствия. Так, согласно ст. 173–174.1 ГК РФ к сделкам с превышением полномочий относятся сделки, совершенные:

  1. без соответствующего согласия органа организации;
  2. с нарушением запрета или ограничения на распоряжение имуществом, вытекающего из нормативных актов;
  3. исполнительным органом организации в ущерб интересам организации.
  4. с выходом за установленные ограничения полномочий органа организации, действующего от ее имени без доверенности;

А к сделкам, совершенным неуполномоченным лицом, относятся только сделки представителя (в понимании ст. 182 ГК РФ), не наделенного соответствующими полномочиями.

Однако на практике при оспаривании договоров зачастую происходит подмена данных понятий.

Показательным в данном случае является постановление ФАС ВВО от 26.12.2011 по делу № А38-311/2011.

Как было установлено судом, договор на подключение и обслуживание электронной системы подписал директор, подпись которого скреплена печатью общества. При этом данный директор был досрочно освобожден от должности, из чего судом был сделан вывод, что спорный договор подписан от имени истца лицом, не имевшим полномочий на его подписание, со ссылкой на п.

2 постановления пленума ВАС РФ от 14.05.1998 № 9.

В то время как указанный пункт постановления № 9 определяет последствие в виде недействительности для сделки, совершенной с превышением полномочий.

Вынося решение по данному делу, суд отождествил освобожденного от полномочий (неуполномоченного) руководителя юридического лица с лицом, превысившим полномочия.

Таким образом, исходя из правоприменительной практики, лицо, имеющее право действовать от имени организации без доверенности, превысив указанные полномочия, может также быть признано судом неуполномоченным лицом.

Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от N 17АП-2420

При этом подписание акта выполненных работ от 31.03.2008 г. (л.д. 33) иным лицом, не является основанием для освобождения ответчика от оплаты выполненных по акту услуг.

Данный документ скреплен печатью ответчика. Кроме того согласно ст. 54 Федерального закона N 126-ФЗ от 07.07.2003 “О связи“ основанием для осуществления расчетов за услуги связи являются показания оборудования связи, учитывающего объем оказанных услуг оператором связи, а также условия заключенного с пользователем услугами связи договора об оказании услуг связи.

Кроме того согласно ст. 54 Федерального закона N 126-ФЗ от 07.07.2003 “О связи“ основанием для осуществления расчетов за услуги связи являются показания оборудования связи, учитывающего объем оказанных услуг оператором связи, а также условия заключенного с пользователем услугами связи договора об оказании услуг связи.

В материалах дела имеются детализация услуг связи за февраль 2008 г.

и расшифровки переговоров с номеров ответчика (л.д. 113-115).Факт оказания истцом ответчику услуг связи за январь, февраль 2008 г.

на сумму в размере 506 407 руб.

33 коп., подтверждается имеющимися в материалах актом приема сдачи работ по включению двух телефонных номеров исполнителя (л.д. 84), актами выполненных работ на организацию и предоставление услуг связи (л.д.

24-35).

Подписание документов неуполномоченными лицами (Штукмастер И.)

Быстрая навигация:

Дата размещения статьи: 18.03.2015Не секрет, что если будет установлен факт подписания первичного документа неуполномоченным лицом контрагента, то налоговики не признают в качестве документально подтвержденных расходы по такому документу, а также откажут в применении вычета по НДС. О том, на что обратить внимание бухгалтеру при проверке подписей на первичных учетных документах контрагентов, читайте в статье.Общие правилаЗакон о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ) требует, чтобы каждый факт хозяйственной жизни был оформлен первичным учетным документом. В качестве обязательного реквизита такого документа п.

7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ называет подпись должностных лиц, совершивших сделку, либо должностных лиц, ответственных за оформление свершившегося события.

Подпись должна сопровождаться указанием на фамилию и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Такие же требования к первичным документам содержатся в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности).Кроме того, ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ устанавливает, что лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Однако именно бухгалтер на основании таких первичных документов ведет учет и отражает сведения в налоговых декларациях. Соответственно, если будет установлено, что первичный документ от контрагента подписан неуполномоченным лицом, то налоговый орган не признает в качестве документально подтвержденных расходы по такому первичному документу, а также откажет в применении вычета НДС (по ненадлежаще подписанному счету-фактуре).

Соответственно, если будет установлено, что первичный документ от контрагента подписан неуполномоченным лицом, то налоговый орган не признает в качестве документально подтвержденных расходы по такому первичному документу, а также откажет в применении вычета НДС (по ненадлежаще подписанному счету-фактуре). Это негативно скажется на имущественных интересах организации, может повлечь как налоговую ответственность компании (гл.

16 НК РФ), так и административную ответственность для должностных лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП РФ).На что обратить вниманиеЧто же делать бухгалтеру, чтобы обезопасить себя от принятия к учету документов, подписанных неуполномоченными лицами?Уполномочен или нетДля начала вам стоит убедиться, что расшифровка подписи на первичных документах контрагента как минимум соответствует данным о лицах, уполномоченных подписывать такие документы. То есть необходимо произвести идентификацию лица, уполномоченного на подписание документов.К сведению.

Напомним, что без доверенности от имени компании может выступать и совершать сделки (подписывать документы) только единоличный исполнительный орган общества — директор, генеральный директор (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», пп.

1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и др.).Чаще всего первичные документы (акты приемки-передачи результатов выполненных работ, оказанных услуг, накладные) подписывает руководитель (генеральный директор/директор). Следовательно, необходимо убедиться, что данные о руководителе организации-контрагента на первичном документе соответствуют информации о руководителе, указанной в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).К сведению.

Электронную выписку из ЕГРЮЛ можно получить в режиме реального времени на сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе «Электронные сервисы».Если информация о руководителе в ЕГРЮЛ и в первичном документе не совпадает, то у контрагента следует запросить подтверждение действительности сведений в первичном документе, в том числе приказ о вступлении в должность, решение общего собрания об избрании руководителя и т.д.Счета-фактурыВ соответствии с п.

6 ст. 169 НК РФ счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Невыполнение требований к счету-фактуре, в том числе в части подписи, является основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (п.

2 ст. 169 НК РФ).Поэтому при принятии счетов-фактур от контрагента бухгалтер вправе потребовать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на подписывающее счета-фактуры лицо либо иной распорядительный документ.Доверенность и приказЕсли подписанты первичных документов действуют на основании доверенности, то необходимо запросить копию такой доверенности и проверить ее на соответствие требованиям ст. ст. 185 — 188.1 Гражданского кодекса РФ, а также удостовериться в передаче по ней полномочий на подписание первичных документов.К сведению.

В Письме Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227 была отражена позиция, согласно которой заместитель директора, исполняющий обязанности директора на время нахождения последнего в командировке, не может действовать от имени организации только на основании приказа, необходимо также оформить доверенность. Вопрос, заданный Минфину России, касался представительства в налоговых правоотношениях (представлять декларации, пояснения и т.п.).Действительно, НК РФ (п.

3 ст. 29 НК РФ) не предусматривает иного порядка оформления полномочий представителя, кроме доверенности. Однако применительно к подписанию первичных документов, а также счетов-фактур таких требований нет. Более того, та же ст. 169 НК РФ указывает, что подписант счета-фактуры может быть уполномочен на то приказом или доверенностью.Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п.

14 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).Следовательно, подтверждением полномочий на подписание документов может быть:- распорядительный документ по организации (приказ, распоряжение, внутреннее положение о праве подписи на документах);- либо доверенность от имени организации.Положение об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов в подтверждение исполнения договора (например, товарных накладных, актов), можно закрепить в договоре или приложении к нему.

Здесь же можно закрепить и подписи этих лиц.Мнение. М. Смольнинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал»Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда — выдавать доверенность?НК РФ не содержит ответа на него.

Единственное, на что указывает законодатель, — это альтернативность документов: достаточно одного из них.На практике на этот счет существует несколько точек зрения. Приведем основные из них.1. Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказами, иными распорядительными документами), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.2.

Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность.

При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности — подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. В период замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации.Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании.

Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:- избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и контрагентами, поскольку не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;- наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах.

Доверенностью оформляется только предоставление права, но не делегирование напрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение.

Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) и/или должностную инструкцию работника.

Если же право подписи делегируется не работнику организации, то соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договора возмездного оказания услуг и т.п.).Может возникнуть ситуация, когда контрагент возразит, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед внешними лицами требуется доверенность.

Но налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.Таким образом, можно сделать следующие выводы:- в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое делегирование оформлять доверенностью;- при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и/или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:1) приказом (иным распорядительным документом) по организации;2) а также целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и/или должностные инструкции этих лиц;- если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур на постоянной основе работнику собственной организации, то целесообразно оформить:1) приказ (иной распорядительный документ) по организации;2) доверенность от имени организации;3) а также отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Причем для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности.

В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель.Итак, с полномочиями лица, совершившего сделку, мы разобрались.Идентификация лицаДалее следует удостовериться в наличии подписи на документе именно того лица, которое указано в расшифровке.

Данный шаг необходим, поскольку в последнее время практически ни одна проверка со стороны налоговых органов не проходит без выявления контрагентов, не выполняющих свои налоговые обязательства.Обратите внимание: даже в том случае, когда руководители поставщиков не отказываются от участия в деятельности организаций и признают, что являлись их руководителями, налоговые органы инициируют почерковедческие экспертизы документов, подтверждающие, что подписи на документах не принадлежат лицам, являющимся руководителями, и на этом основании отказывают в признании расходов.Налоговики ссылаются на ст.

252 НК РФ и Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53

«Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды»

. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Не могут являться основанием для получения налоговой выгоды документы, сведения в которых неполны, недостоверны и (или) противоречивы.

Поскольку подпись на первичном документе выполнена неуполномоченным лицом (неизвестными лицами), данный документ содержит недостоверные сведения, следовательно, не может подтверждать расходы (вычет по НДС).Образцы подписейКак же бухгалтеру убедиться в действительности подписи?

Неужели каждый раз проводить экспертизу?Несмотря на то что ни один законодательный акт не требует проверки подписи контрагента на соответствие ее действительности, в настоящее время для подтверждения проявления должной осмотрительности организации все чаще требуют от контрагентов образцы подписей лиц, ответственных за подписание первичных документов и счетов-фактур. Это может быть копия паспорта с подписью или копия банковских карточек с образцами подписи и печати либо доверенность, в которой удостоверена подпись лица, уполномоченного подписывать документы. В противном случае, если организация не запросит таких документов, ее ожидают неблагоприятные последствия.Поддельная подписьОднако запрос образца подписи не всегда может обезопасить компанию.

Даже если подписи на документах визуально совпадают, в дальнейшем может выясниться, что подписи подделаны (как правило, это обнаруживается по результатам экспертизы).Но в таком случае, если компания имеет запрошенные ею у контрагента и полученные документы, в которых виден образец подписи уполномоченного лица контрагента, и такая подпись визуально совпадает с подписями на первичных документах и счетах-фактурах, шансы выиграть спор в суде существенно возрастают. Ведь компания проявила должную осмотрительность и сделала все возможное, исходя из обычаев делового оборота, чтобы удостовериться в подписании документов уполномоченным лицом.Упрощенная подписьНа практике, если лицу (директору) приходится подписывать много документов, в целях экономии времени на них ставится лишь росчерк или иная упрощенная подпись, отличная от подписи в паспорте или банковской карточке.

В таком случае, скорее всего, у налоговых органов возникнут претензии, так как в первую очередь они сравнивают подписи визуально (например, с подписью на протоколах допросов представителей контрагентов).Поскольку законодательные требования к личной подписи на документах отсутствуют, такая подпись необязательно должна совпадать с подписью в официальных документах (например, паспорте). Основное назначение подписи — подтвердить, что документ одобрен ответственным лицом, уполномоченным подписывать документы. Соответственно, руководитель контрагента (иное уполномоченное лицо) вправе расписываться иначе, чем указано в паспорте, но в таком случае нелишне будет запросить образец подобной упрощенной подписи.К сведению.

Имейте в виду: Минфин России приравнивает электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, к бумажным документам с собственноручной подписью ответственного лица. Но только в том случае, если между компаниями заключено соглашение об электронном документообороте, которое содержит соответствующее условие (ч.

2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», Письма Минфина России от 17.01.2014 N ПА-4-6/489, от 24.11.2011 N В противном случае (в отсутствие соглашения) первичные документы безопаснее подписывать квалифицированной ЭЦП.

Вместо заключенияК сожалению, на практике проконтролировать полномочия лиц, которые подписывают первичные документы, тем более в условиях крупной организации (с большим количеством контрагентов), не всегда возможно. Для этого необходимо было бы создать еще один отдел в дополнение к бухгалтерии.

Отметим, однако, что негативные последствия подписания документов неуполномоченным лицом для налогоплательщика возникают в том случае, если совокупность доказательств ставит под сомнение реальность операций с таким контрагентом (контрагент-«однодневка», руководитель контрагента отказывается от подписи, экспертиза показала, что подпись подделана, компания не платит налогов, мигрирует из инспекции в инспекцию и т.д.). Соответственно, если компания сможет собрать пул доказательств о реальности операций и проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента, то у нее есть шанс снять претензии налогового органа (в вышестоящем налоговом органе или суде).Итак, какие документы должны быть как минимум запрошены и получены от контрагента в подтверждение подписания документов уполномоченными лицами для избежания спорных ситуаций?

Это:1) выписка из ЕГРЮЛ. Такую выписку можно сделать самостоятельно с сайта, обязательно распечатав и поместив в досье контрагента;2) приказ (иной распорядительный документ) об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов и счетов-фактур. Лучше всего, когда к такому приказу (иному распорядительному документу) имеется приложение с образцами подписей уполномоченных лиц. Документы, подтверждающие право подписи документов от контрагентов, должны быть ими надлежащим образом заверены;3) либо доверенность от имени организации на подписание документов.

Желательно также с образцом подписи уполномоченного лица;4) копии паспорта, банковской карточки с образцами подписи и печати, иного образца подписи уполномоченных на подписание документов лиц.Обращаем внимание, что данный перечень документов необходим только для подтверждения полномочий лиц на подписание документов и их подписи, для подтверждения проявления должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента этих документов будет недостаточно.Судебная практика.

Как отмечают судьи, для подтверждения должной осмотрительности компании следует поинтересоваться в том числе о деловой репутации контрагента, а также наличии у него необходимых ресурсов для исполнения сделки (Постановления ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, от 08.06.2010 N 17684/09) и т.д.Если контрагент надежный, компания в нем уверена, приведенный список можно сократить.

Если у организации есть основания полагать, что в дальнейшем контрагент может отказаться от подписания документов, то, напротив, приведенный список будет являться обязательным. Более того, в таком случае можно требовать подтверждение полномочий/отсутствие изменений в течение срока действия договора.

Например, при длительном договоре (аренды, поставки) ежемесячно проверять данные о руководителе, требовать подтверждение работы уполномоченных на подписание сотрудников в организации до соответствующего времени и т.д.Если информация в первичных документах указана неразборчиво или фамилии и инициалы лиц, подписавших документы, не совпадают со списком лиц, ответственных за их подписание, либо присутствуют другие факторы, позволяющие усомниться в подписании документов уполномоченными лицами, бухгалтер не должен отражать факты хозяйственной деятельности на основании таких документов до разрешения сомнений в полномочиях лиц.

Отказывая в принятии подобных документов, бухгалтер соблюдает требования Закона N 402-ФЗ, в том числе о невозможности регистрации мнимых и притворных объектов в бухгалтерском учете (ч. 2 ст. 10) и принятии к учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни (ч.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+