Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Какие документы прошиваются

Какие документы прошиваются

Какие документы прошиваются

Как пронумеровать листы?


При нумерации листов следует помнить несколько правил:

  1. нумеруются именно листы, а не страницы;
  2. при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
  3. если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;
  4. опись нумерации не подлежит;
  5. номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
  6. нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
  7. если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
  1. склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.
  2. лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
  3. если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  4. если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  5. листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;

центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить.

Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров. Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки.

После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2.

  1. Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
  2. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
  3. Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  4. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  1. 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

    Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  2. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками.

    Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

  3. Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов.

    Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

  1. документов, которые необходимо прошить
  2. клея канцелярского
  3. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  4. иглы с нитью подходящей толщины
  5. печати организации

Прошиваем документ в 3 этапа:

  1. Готовим внутреннюю опись.
  2. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  3. Заверяем готовое дело
  4. Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
  5. Сшиваем
  6. Оформляем сопроводительную надпись.

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  1. упустить этап систематизации документов
  2. возможна подача документов без заверительной надписи
  3. распределить документы без нумерации

Этап 1:

  1. Делаем проколы.

    Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  2. Сколько делать отверстий?

    Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

  3. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.

    Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу.

    Используем для этого простой карандаш.

  1. Для особо важных документов проделывается пять отверстий.

    Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

  2. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.

    Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

  1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки.
    Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.

    Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

  1. С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
  2. Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху.

    Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.

  3. Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол.

    Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.

  4. У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.
  1. Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.
  2. Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола.

    Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье.
    Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.

На что стоит обратить внимание:

  1. первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
  2. граница от края листа составляет 1,5-2 см
  3. прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  4. отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля

Иногда требуется прошивка документа за уголок.

Как это правильно сделать, смотрите видео.

  1. Приложения нумеруем в общем порядке
  2. Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  3. Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  4. Используем для этого простой карандаш
  5. Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  6. Проставляем на листах арабские цифры
  7. Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  8. Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
  9. Ставим цифры по возрастанию
  10. Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  11. Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  1. Документы нумеруются.
  2. Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
  3. Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Использование станков

Станками для хранения (сшивания) документации называют специальные приспособления, имеющие в основании деревянную станину.

Чаще всего станину изготавливают из бука или дуба. Соответственно, стоимость такого архивного изделия достаточно высока (порядка 1 500 рублей за единицу).Каждый станок оснащён специальной боковой линейкой для выравнивания листов и прижимной планкой, обеспечивающей надёжную фиксацию.

Толщина прошивки в зависимости от модели станка может составлять до 5-8 сантиметров.Перед упаковкой документа рекомендуется разместить на станине специальный картон для упаковки, который будет играть роль переплёта.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

  1. сшивания документации в одну папку;
  2. систематизации документов;
  3. оформления обложки документа.
  4. нумерации;
  5. заполнения описи;

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет.

Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.
Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается.

В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  • При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  • Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  • Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.
  • Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  • Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  • Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  1. если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  2. если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  3. номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  4. при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  5. если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
  6. чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  7. если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;

Подготовительные работы при прошивке документов

Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол.После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы. Количество отверстий может быть от 2 до 5.

Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия.

Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись.

Пошаговая инструкция сшивания

Приступая к процедуре, необходимо подобрать обложку. Для листов формата А4 подойдет стандартная обложка размером 229×324 мм. Если дело планируется хранить долгое время, то лучше выбрать переплет из толстого картона.

Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».

Но лучше всего, если вы сшиваете не для себя, а для сдачи в какую-то организацию, отдел, заранее узнать правила, чтобы потом не переделывать работу.

В четыре дырки

Часто требуют подшивать в более чем 3 дырки. Возникает вопрос, как подшивать дела нитками в 4 дырки.

Последовательность действий, если требуется разобраться, как шить дела в 4 дырки, такая:

  • После игла отправляется в два отверстия справа;
  • Затем игла отправляется в третью дырку справа;
  • После чего происходит переход на левый протокол;
  • Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
  • Выполнить иглой проделывание дырок;
  • Переход к третьему отверстию;
  • Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.
  • Просунуть нитки в первое отверстие справа;

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации.

Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.К этим инструкциям относятся:

  1. утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.
  2. ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  3. Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
  4. инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
  5. методические рекомендации по делопроизводству;

Важно соблюдать основные правила. Если будет допущена ошибка, то бумаги будут возвращены для устранения неточностей.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Формирование документов для налоговой

Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС?

Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации. Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив. Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом.

В обычном порядке проделывается 3 отверстия, для бухгалтерских отчетов необходимо 5.

Опечатываются прошитые бумаги полоской 3 на 5 см, которая наклеивается поверх связанного узелка из ниток.Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы.

Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение.

В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно.

В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.Теперь понятно, как правильно прошить и опечатать документы для налоговой или архива. 26 октября, 2018 Статья закончилась.

Вопросы остались? Комментарии 0 Следят за новыми комментариями — 4 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.

Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Особенности прошивки документов: дельные советы

Перед началом работы по прошиванию документов необходимо ознакомиться со всеми правилами и тонкостями, а также изучить стандартные требования по данной процедуре. Заверительный лист наклеивается на узел и нить, используя для этого клей-карандаш или ПВА. После этого на лист ставится подпись начальника учреждения, дата сшивки и печать предприятия.

Фиксация кончиков нити на подписную бумажкуВажно! Если имеются дополнительные листы документов, прикрепленные скобами или же подклеенные в углу, им также даются номера страниц, но в содержании это не упоминается.Существует огромное количество различной документации, которые также требуется сшивать.

В этот список входят фотографии, чертежи и диаграммы. Такие документы занимают всю площадь листа, и именно поэтому их следует нумеровать с обратной стороны.

В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист.

Установка печати на подписную бумажку

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  1. Лист чистой бумаги.
  2. Клей бумажный.
  3. Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  4. Нитки. Лучше использовать капроновые.
  5. Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий:

  • После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
  • Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
  • В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  • Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
  • Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
  • В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3.

    Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.

  • На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать.

    Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

  • Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
  • Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
  • На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника.

    На которой заранее делается надпись:

    «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.»

    .

    Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.

  • Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
  • Удалить скрепки, скобы из документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Какие документы сшивают в делопроизводстве

Документы необходимо сшивать, чтобы они не были утрачены и подменены, а также из-за огромного количества документации их сшивают по необходимости, что помогает не запутаться.Обычно прошиваются те документы, которые должны сдаваться в архивы, их отправляют в отчетность или же они имеют особую ценность владельца.Перечень бумаг, которые необходимо сшивать в обязательном порядке:

  1. Архивные;
  2. Бухгалтерские;
  3. Проверочные;
  4. Кадровые.

Шаг 2.

Составление описи

Виды документа различаются: нужно учитывать, куда планируется передать опись – в госорганы, на хранение либо другой организации. Обычно бумага содержит следующие сведения:

  1. список документов в табличном виде;
  2. количество листов.
  3. информацию о передающей и принимающей организации (передал-принял);
  4. аннотацию (как называется дело, сшив);
  5. дату составления;

В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой. Полезная информация в дополнение: .

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  2. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  3. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  4. документы необходимо скрепить в 3 дырки;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Законодательное обоснование

На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено.

Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

  1. руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
  2. рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
  3. приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
  4. правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги.

Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее.

Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке.

Например, как правильно прошить документы для налоговой.

В три дырки

Используется методика прошивки такая же, как и при двух дырках, однако прокол делается на три дырки. Расстояние между отверстиями не должно быть больше 3-х см:

  1. теперь надо отрезать нитку и сохранить 7 см, как при первом обороте нитки. Кончики следует связать между собой.
  2. затем следует с лица просунуть нитку и иглу, направив в нижнее отверстие с другой стороны документа;
  3. с другой стороны необходимо провести нитку, но через среднее отверстие. То есть конец должен быть с начального листа, следует оставлять примерно 7 см в запасе;
  4. после этого следует снова нитку провести через среднее отверстие, образовывая, таким образом, прошитые два узелка;

Для сохранности документов ответственный сотрудник клеит листок прямоугольной формы, на нем надо написать имя сотрудника, подпись, а также число прошитых листов.

В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов. Для нее удобнее вначале проделать отверстия.

Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы. Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  • Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.
  • Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  • Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  • Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  • Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  • Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  • В верхний прокол заводим нитку сзади.
  • Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.

Как сшить документы для архива

При подготовке сшитых папок в архив следует учесть некоторые правила. Допущенные ошибки приведут к возврату сшитой папки для внесения поправок.Правило 1.

Предоставление сшивки в твердом переплете с надлежащим оформлением обложки.

Правило 2. Лист/опись с названием вложенных документов.

Его расположение сразу под обложкой.

Правило 3.

Листы складываются и нумеруются строго согласно описи. Порядковый номер в описи и листе должны совпадать.Правило 4. Предпоследняя страница в папке лист/заверитель.

В нем прописывают все особенности предоставляемой папки (поврежденные листы, возможные исправления).

Правило 5. Последняя страница, на которую клеят фиксатор, идентична обложке.Правило 6. Сшивку проводят дважды, по схеме 4.

Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой. Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки в инструкции.

Правило 7.

Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см. Длинна хвостиков не менее 5 см.

Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.Важно!

При составлении папки, нумеровке листов, ошибки/исправления не желательны. Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.

Обложка дел

  • Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
  • Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм.
  • Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
  • Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
  • Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Сопроводительные надписи при подшивке документов

По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись.

Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела.Заверительная надпись должна быть подписана руководителем организации.Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку.

Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела.Надеемся, что Вы правильно поняли как подшивать документы на предприятии.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов).

На последней странице концы нити связываются узелком. Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него.

На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+