Как правильно написать ответ на запрос о предоставлении информации образец

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени. Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

1. а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
2. Положительный ответ должен быть максимально подробным,

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме.

Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Заключение

Единой формы запросов о предоставлении информации не существует.

Пишутся они произвольно с соблюдением правил делового этикета. Задайте ваш вопрос онлайн!! Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут Пример вопроса: По наследству от бабушки досталась квартира в центре Нижнего Новгорода. По состоянию здоровья не могу приехать и вступить в права.

Можете ли вы помочь вступить в наследство без моего присутствия?

Получить ответ Консультация осуществляется практикующими юристами В рамках ФЗ РФ от 21 ноября 2011 г. N 324-ФЗ «О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации»

Шаблон ответа на запрос туриста по туру от турагентства по запросу

Руководитель ________________________________ ___________________ (должность, Ф.И.О., наименование (подпись) отвечающей организации) М.П. ——————————— В соответствии с п.

4 ч. 1 ст. 10 ФЗ

«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Общие правила составления

Если соблюдать общие требования во время написания подобного документа, то можно сэкономить массу времени ускорив получение ответа:

• Ещё при составлении необходимо ссылаться на определённые законы РФ, которые гарантирую получение нужных сведений.
• Бумага должна быть написана на государственном языке той страны, в орган которой направляется запрос. Примечательно то, что документ может быть написан на языке республики РФ, в которой находится организация, куда направляется запрос.
• Первым делом, нужно с точностью и без сокращений прописать наименование органа власти, суда или местного самоуправления, в который посылается запрос. В идеале нужно указать имя, фамилию и отчества руководителя или должностного лица, которое получит данный документ.
• Далее, нужно указать не менее точные сведения о себе. Дело в том, что анонимные запросы в России не принимаются никогда. Точные данные о себе, которые должен написать человек составляющий запрос, чётко прописаны в законодательстве.
• При написании основной части документа следует использовать чёткую и лаконичную речь с элементами переписки делового типа. Не следует тратить слова на обоснования крайней важности получения запрашиваемых сведений.

Как пишется:

• Запрос на предоставление информации. В такой ситуации не нужно требовать данные без объяснений причин или в форме ультиматума.

  Самым правильным решением будет начать документ с краткого обращения и объяснения причин.В основной части лучше всего лаконично сформулировать одно чёткое требование при этом лучше сослаться на некоторые нормативные акты, которые дают составителю право писать подобные бумаги.

• Запрос на получение документов.

  Чтобы добиться желаемого, нужно принимать во внимание тот факт, что информация, содержащаяся в бумагах, может являться конфиденциальной.Нужно составлять запрос так, чтобы у адресата не возникло сомнений в необходимости предоставления бумаг и в отсутствие, какого – либо подвоха или попытки выведать тайную информацию. Если документ будет составлен неверно или вызовет у адресата определённые подозрения, то в предоставлении документов будет попросту отказано.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями.

Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил. В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса.

Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

• Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.
• После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
• Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
• Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д. Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса: 1.

«Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).

Положительно

ООО «Силуэт» Генеральному директору г.

В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года № 01-19/678 о представлении расценок на новую коллекцию «Жемчужина», направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается).

Также рады сообщить Вам о том, что мы готовы предоставить скидки на отдельные наименования единиц коллекции (размер скидки зависит от объема закупок). Приложение на __5__ л. Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П.

Д.

В банк

Банк обязан предоставлять определенную информацию по требованию государственных органов, судебных приставов, СК РФ, ФНС, судов и др. Ответы на запросы те же – положительные или отрицательные.

При отрицательном ответе банк укажет ссылки на законы, регламентирующие отказ в предоставлении сведений о каком-либо клиенте (см. ниже). Итак, если контрагент или не связанное деловыми отношениями лицо прислало компании запрос о предоставлении информации или документов, организация должна ответить в письменной форме. Ответ может быть как положительным, так и отрицательным.

Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики.

Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .docОтвет на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Сколько времени есть на ответ на запросы прокуратуры

Стандартный срок, чтобы подготовить и отправить ответ в прокуратуру, — 5 рабочих дней.

Если организация не готова вовремя предоставить необходимую информацию, следует в течение срока предоставления ответить письмом с сообщением об этом.

Важно аргументированно обосновать невозможность вовремя предоставить документы.

Это позволит получить отсрочку.

Как оформить письмо-ответ правильно

Форма ответа может быть:

1. В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)
2. В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации.

Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов фирмы).В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции.

Занесение писем в них – обязательное правило любой организации.

Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Как отправить письмо

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики.

Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Ответ можно писать

1. как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
2. так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации. Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время.

Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами. Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности.

Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки.

В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа.

Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 938-47-92 .

Это быстро и бесплатно ! Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

• Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.
• Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно! Сохраните этот документ у себя в удобном формате.

Это бесплатно. На бланке отвечающей организации (с указанием ОГРН, ИНН, КПП, почтового адреса, номеров телефонов организации и др.) _________________________________ _________________________________ (должность, Ф.И.О. руководителя, наименование организации, приславшей запрос) г.

_______________ Исх. N ____ от «___»___________ ___ г. на Вх. N _____ от «___»___________ ___ г.

на запрос о предоставлении информации В ответ на Ваш запрос от «___»_______ ___ г. исх. N _____ сообщаем, что оригиналы необходимых Вам документов находятся у ____________ по адресу: __________, тел.

________. Всего на _____________ листах.

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. организации и др.) ________________________________ ________________________________ (должность, Ф.И.О.

руководителя, наименование организации, приславшей запрос) г. _______________________ Исх. N _____ от «__»___________ ____ г. на Вх. N _____ от «__»___________ ____ г.

ОТВЕТ на запрос о предоставлении информации В ответ на Ваш запрос от «__»___________ ____ г., исх.

N _____, сообщаем, что оригиналы необходимых Вам документов находятся у ____________________ по адресу: _________________________, тел. _______________. Всего на _____ листах.

В соответствии с п. 4 ч. 1 ст.

10 ФЗ

«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Поступил запрос от полиции о предоставлении информации, и Вы в силу тех или иных причин не рвётесь его исполнять, одновременно опасаясь последствий? Обращайтесь ко мне за помощью, и я Вам предложу возможные варианты решения проблемы.

Для начала рассмотрим правовые основания для направления запросов о предоставлении документов (информации) подразделениями МВД РФ.

Прежде всего, это ФЗ от 07.02.2011 г.

N 3-ФЗ «О полиции», согласно п. 4 части 1 ст. 14 которого сотрудники полиции вправе запрашивать и получать на безвозмездной основе от граждан и организаций по мотивированному запросу сведения, справки, документы (их копии), иную необходимую информацию в связи с расследуемыми уголовными делами и находящимися в производстве делами об административных правонарушениях, а также в связи с проверкой зарегистрированных в установленном законом порядке заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях, разрешение которых отнесено к компетенции полиции, за исключением случаев, когда федеральным законом установлен специальный порядок получения информации.

Обращаем внимание на то, что работники полиции не вправе требовать предоставления информации и документов вне расследования или рассмотрения конкретного уголовного дела, дела об административном правонарушении или дела оперативной (доследственной) проверки.

Соответственно, в поступившем запросе должны быть указаны номер либо иные сведения, которые позволили бы идентифицировать запрос как связанный с конкретным уголовным делом, делом об административном правонарушении или делом оперативной проверки (например, фамилия обвиняемого, лица, заявившего о преступлении и др.) В противном случае запрос полиции о предоставлении информации (документов) можно рассматривать как незаконный.

В литературе нередко высказывается мнение, согласно которому запрос о предоставлении документов должен быть не только законным, но и обоснованным.

То есть, в запросе должно быть указано, как связана запрашиваемая информация с находящимся в производстве органа полиции конкретным делом.

Конечно, было бы не плохо в целях защиты прав граждан закрепить такое положение в законе.

Однако на сегодняшний день такой нормы не существует, в связи с чем отсутствие в запросе обоснования никаких правовых последствий не влечёт. Помимо закона «О полиции», сотрудники различных подразделений МВД РФ при направлении запроса нередко ссылаются на Федеральный закон N 144-ФЗ от 12.08.1995 года «Об оперативно-розыскной деятельности». Часть 1 статьи 6 в числе прочих видов оперативно-розыскных мероприятий называет наведение справок.

В ходе данного ОРМ сотрудники полиции могут получать любую информацию от граждан и организаций. Наличие возбужденного уголовного дела. признаках подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, а также о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших, если нет достаточных данных для решения вопроса о возбуждении уголовного дела; событиях или действиях (бездействии), создающих угрозу государственной, военной, экономической, информационной или экологической безопасности Российской Федерации; лицах, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда или уклоняющихся от уголовного наказания; лицах, без вести пропавших, и об обнаружении неопознанных трупов.

Поручения следователя, руководителя следственного органа, дознавателя, органа дознания или определения суда по уголовным делам и материалам проверки сообщений о преступлении, находящимся в их производстве. Запросы других структур, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, по основаниям, указанным в настоящей статье. Постановление о применении мер безопасности в отношении защищаемых лиц, осуществляемых уполномоченными на то государственными органами в порядке, предусмотренного законодательством Российской Федерации.

Как оформить и отправить письмо-запрос

Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

• Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
• Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

Образец ответа на судебный запрос

Ответ на судебный запрос образец заполняется на листе А4 или на официальном бланке организации.

Он должен содержать следующую информацию:

1. реквизиты судебного запроса;
2. наименование судебного органа;
3. наименование фирмы/фамилия, имя, отчество лица, представляющего информацию;
4. дата;
5. адрес место нахождения/место жительства;
6. исполнитель;
7. ответ;
8. список приложений;
9. адрес электронной почты;
10. подпись;
11. адрес его место нахождения;
12. контактный номер телефона для связи;
13. количество листов.
14. информация о судье, который делал запрос;

При наличии печати проставляется штамп.

В качестве прилагаемых документов к ответу на запрос суда могут быть справки, выписки и иные информационные графики, таблицы и прочее. Обратите внимание! Письмо может быть передано лично, через представителя, по ТКС, по электронной почте либо с помощью почтовой или курьерской службы. Как правило, для отправки письма используется почтовая служба доставки.

Прием документов осуществляет специальный отдел ведомства, который регистрирует документ. Для избежания споров рекомендуется составлять отписку в двух экземплярах, один из которых оставить себе. Однако для того, чтобы документ заявителя также обладал юридической силой нужно попросить уполномоченного сотрудник проставить штамп о приеме.

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

Напишите буквально одну вводную фразу, например:

1. «на основании наших предварительных договорённостей»;
2. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
3. «для заключения договора».
4. «в соответствии с заключенным договором»;

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства.

Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать:

«В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…»

. Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование.

Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

1. «просим сообщить о…»;
2. «будем крайне признательны, если Вы…»;
3. «просим выслать…».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее.