Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Документ устанавливающий основные требования к оформлению кадровой документации в организации

Документ устанавливающий основные требования к оформлению кадровой документации в организации

Новые правила оформления кадровых документов – новые реквизиты


Произошли изменения в составе реквизитов, при этом их количество не изменилось. Во-первых, состав документа был дополнен несколькими новыми реквизитами:

  1. отметка об электронной подписи (вместо реквизита 30 по старому ГОСТ Р 6.30-2003 «Идентификатор электронной копии документа» – утратившего практическое значение) – в ней указываются текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа ЭП, ФИО владельца сертификата и срок действия сертификата;
  2. гриф ограничения доступа к документу (в правом верхнем углу 1-ого листа ставится надпись «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Для служебного пользования»);
  3. название структурного подразделения, выпустившего документ (прописывается сразу под названием организации), наименование должности лица, составившего документ (Нововведение обусловлено тем, что на практике данная информация используется в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Прежний ГОСТ позволял изготовлять такие бланки, но не выделял соответствующие реквизиты).

Идентификатор электронной копии документа стал неактуальным, поскольку на сегодняшний день организации повсеместно используют СЭД – системы электронного документооборота. Документ может быть включен в СЭД (к примеру, в форме отсканированного бумажного документа), и тогда его реквизиты вносятся в электронную карточку документа, и по ним документ можно найти.

Если компания применяет СЭД, ей позволено проводить согласование в электронном виде.Во-вторых, также отдельные реквизиты были исключены из документа:

  1. реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003 (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица);
  2. реквизит 06 по ГОСТ 6.30-2003 (идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП));
  3. реквизит 04 по ГОСТ 6.30-2003 (код организации).

Важно!

Ранее реквизиты 04, 05, 06 ГОСТ 6.30-2003 проставлялись в бланках писем, а новый ГОСТ предполагает утрату ими статуса самостоятельных реквизитов, хотя фактически они остаются в бланках писем (в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации»).Читайте также статью ⇒ ““.

Требования к оформлению кадровой документации

Вы здесь Опубликовано 2012-12-04 01:51 пользователем Valeratal «Кадровый вопрос», 2011, N 1 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы должен быть определенный перечень документов по кадровому учету.

Указанный перечень документов не зависит от количества работников организации. Данное требование к кадровому учету любой организации определено прежде всего в нормах ТК РФ.

О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье.

В соответствии с положениями ст.

11 Федерального закона от 27 июля 2006 г.

N 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. Документирование информации в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Требования к оформлению основных кадровых документов содержатся в соответствующих нормативно-методических документах, которые будут рассматриваться далее. В ТК РФ не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (п. 34 ГОСТ Р 51141-98). В соответствии с ОК 011-93.

Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов: — унифицированную систему организационно-распорядительной документации; — унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003.

Настоящим Стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов. Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г.

N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

. При оформлении документов необходимо руководствоваться двумя основными вышеуказанными нормативами.

Кроме традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются электронные документы. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г.

N 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа (наименование и место нахождения организации — создателя документа, код лица, изготовившего документ, код лица, ответственного за изготовление документа на компьютерном носителе, код лица, утвердившего документ) и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком.

Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа (п.

39 ГОСТ Р 51141-98). ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов: 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа. Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г.

N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах помещены в Приложениях 1 и 2 к Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г.

N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением закона, а также надругательство над Государственным гербом Российской Федерации влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа проставляют по ОКУД. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке; адрес электронной почты и другие).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 10 октября 2010 г.

следует оформлять 10.10.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 10 октября 2010 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.10.10.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например: Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ЗАО «Мираж» Н.

П. Романову или ОАО «Союз» Главному бухгалтеру В. М. Сидихину При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Чернышева ул., д. 31, Новосибирск, 644099 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Белоусову А. И. ул. Звездова, д. 19, кв. 4, г.

Омск, Варшавский р-н, Омская область, 402341 Гриф утверждения — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «Утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Восход» Личная подпись П.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «Утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Восход» Личная подпись П. Е. Иващенко Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «Утвержден» («Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 26.11.2010 N 24 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Гриф утверждения присутствует не на каждом документе, поэтому рекомендуем обратиться к специальному перечню документов, подлежащих утверждению, который содержится в Приложении N 4 Приказа Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 г.

N 33 «Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению: — акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и так далее); — договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и так далее); — задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и так далее); — инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и так далее); — нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и так далее); — отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и так далее); — перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и так далее); — планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и так далее); — положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и так далее); — программы (проведения работ и мероприятий; командировок и так далее); — расценки на производство работ; — сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и так далее); — стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия); — структура и штатная численность; — тарифные ставки; — уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и так далее; — формы унифицированных документов; — штатные расписания и изменения к ним. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: Тимофеевой Е.

Г. Румянцевой Р. С. Прошу подготовить проект договора с ОАО «Гелиос» к 26.11.2010 Личная подпись Дата Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), чего (кого)? Например: приказ о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов следует оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и так далее). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: — наименование документа; — наименование организации — автора документа; — дату документа; — регистрационный номер документа; — заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказе, распоряжении и так далее) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акте, справке), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения.

Слово «Приложение» печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита. Если в тексте письма упоминается название приложения (например,

«Направляем вам проект инструкции по делопроизводству.»

), то отметка о нем оформляется следующим образом: Приложение: на 8 л.

в 2 экз. Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров: Приложение: Проект договора о поставках от 04.11.2010 N 03-03/63 на 4 л.

в 2 экз. Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются, и в каждом указывается количество страниц и экземпляров: Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 2 экз. 2. Проект договора о поставках от 04.11.2010 N 03-03/63 на 4 л.

в 2 экз. Если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения: Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес Реквизит «Подпись» — это реквизит, придающий юридическую силу документу, представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Вице-президент Ассоциации региональных банков России Личная подпись В. В. Ионкин или на бланке: Вице-президент Личная подпись В. В. Ионкин Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например: Исполнительный директор Личная подпись Е.

В. Авдеев ЗАО «Партнер» При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор академии Личная подпись М. В. Ерофеев Главный бухгалтер Личная подпись И.

В. Козинова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора Заместитель директора по маркетингу по маркетингу Личная подпись И. Н. Королев Личная подпись Т. А.

Руденко В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись К. П. Рыжков Члены комиссии Личная подпись А.

Н. Антонов Личная подпись А. С. Корнеев Личная подпись О. И. Румянцев Важным является вопрос: кто может подписывать документ в отсутствие начальника? В такой ситуации основанием для проставления подписи может быть специальный документ, в котором прописано, кто в отсутствие директора имеет право подписывать и какие виды документов.

Это положение может быть специально оговорено в должностной инструкции на того или иного заместителя. Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования документа состоит из слова «Согласовано», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г. Грязнова Дата Согласование документа оформляют визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель отдела маркетинга Личная подпись А.

С. Кознев Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель отдела маркетинга Личная подпись А. С. Кознев Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы согласования проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз согласования документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

Отметка об исполнителе — это реквизит, который включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме, например: В. А. Ерофеев 624 64 84 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Кроме общих требований к реквизитам документов, описанных выше, существуют также требования к бланкам документов.

Большинство организационно-распорядительных документов: протоколы, приказы, положения, инструкции, письма, справки и так далее — должны создаваться на бланках документов. На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записка, отзывы и доклады.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.

Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

Реквизит 01 (Государственный герб Российской Федерации), а также 02 (герб субъекта Российской Федерации) и 03 (эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации). Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ограничительные отметки для реквизитов, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа и дату в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: — центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); — флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: — общий бланк; — бланк письма; — бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: — Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак); — наименование организации; — дата документа; — место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: — Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак); — код организации; — наименование организации; — справочные данные об организации; — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). И при необходимости — ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: — дата документа; — регистрационный номер документа; — ссылка на регистрационный номер документа и дату; — место составления или издания документа; — адресат; — резолюция; — заголовок к тексту; — отметка о контроле; — текст документа. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: — Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак); — наименование организации; — наименование вида документа; — место составления или издания документа.

А также при необходимости — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов: — дата документа; — регистрационный номер документа; — ссылка на регистрационный номер и дату документа; — заголовок к тексту; — отметка о контроле. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка. При этом реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа.

Вопрос о способе изготовления бланков каждый субъект документирования информации вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268

«Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Несмотря на то что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТ Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству или правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили Государственному стандарту. В. Авдеев Аудитор Подписано в печать 10.03.2011 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В любой организации, независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы, должен быть определенный перечень документов по кадровому учету, который не зависит от количества работников организации.

О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье. В соответствии с положениями Федерального закона от 27.07.2006 г.

N 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

В Трудовом Российской Федерации не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего, нужно определить, к какой группе документов или системе документации, он относится.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению ( «ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013)).

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации , утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г.

N 299 кадровое делопроизводство должно включать две системы документов: — унифицированную систему организационно-распорядительной документации; — унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты). Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены «. Национальный стандарт Российской Федерации.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, который утвержден Приказом Росстандарта (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Данный стандарт также определяет состав реквизитов документов; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

.

устанавливает, что организационно-распорядительные документы (далее — документы) могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с к ГОСТ Р 7.0.97-2016.

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты, определения которых приведены в : 01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

Правила оформления документов

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Системой документации согласно п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 признается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов: — унифицированную систему организационно-распорядительной документации; — унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г.

№ 65-ст. Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и к бланкам документов. Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

№ 1. Однако в ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу.

При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа. Так, стандарт «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники ГОСТ 6.10.4.-84», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 9 октября 1984 г.

№ 3549, устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. В их число входят: • наименование организации — создателя документа; • местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес; • наименование документа; • дата изготовления документа; • код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ. Но кроме этих реквизитов документ может содержать дополнительные реквизиты, которые для отдельных видов документов могут быть обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

ГОСТы по делопроизводству 2020

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации .

Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003. Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику. В нем определены понятия, используемые в статье:

  • Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  • Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  • Реквизит документа — элемент оформления документа.

Основным требования к оформлению кадровой документации в организации предъявлены кем

Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкции.

Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве.

Кадровые документы являются неотъемлемой частью делопроизводства, которые документируют движение кадров на предприятии.

Под движением кадров специалисты понимают: — прием на работу — перевод на другую работу — увольнение — предоставление отпусков — командировки.

Общие требования к составлению и оформлению кадровой документации

Важно Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и к бланкам документов.Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.Однако в ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу.

При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа.Так, стандарт «Унифицированные системы документации.

Кадровое делопроизводство.

Похожие главы из других книг:

Из книги Банковский аудит автора Шевчук Денис Александрович 42. Порядок оформления расчетных документов 1.

Расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать: а) наименование расчетного документа; б) номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, Из книги Налоговое право автора Микидзе С Г 51.

Порядок истребования документов.

Выемка документов и предметов Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его представителю) Из книги Основы кибернетики предприятия автора Форрестер Джей 13.7.5. Сокращение запаздывания оформления документов Одной из главных задач изучения динамики производственно-сбытовой системы является оценка тех изменений, которые могут быть произведены в организации производства и сбыта.

Изменение, предлагаемое довольно часто, Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена Петровна РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена Петровна Глава 2. Правила оформления реквизитов Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.

д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с Из книги Управление качеством. Практикум автора Ржевская Светлана 10.4 Правила оформления стандартов 10.4.1 Требования к оформлению текста проекта стандарта10.4.1.1 Проект стандарта оформляют машинным способом.

При этом допускается использование гарнитуры Times New Roman.10.4.1.2 Расстояние между заголовком раздела (подраздела) и предыдущим или Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна 6.3.

Порядок уничтожения кадровых документов в связи с истечением срока их хранения Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в организации Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В. Глава 2 Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления 2.1. Общая характеристика управленческих документов Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство.

Этим словом Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.

4.2. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии Из книги Деловая переписка: учебное пособие автора Кирсанова Мария Владимировна 2.
4.2. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии Из книги Деловая переписка: учебное пособие автора Кирсанова Мария Владимировна 2.

Правила оформления делового письма Из книги Секретарское дело автора Петрова Юлия Александровна Глава 1.

Нормы и правила оформления документов Из книги Вы — управляющий персоналом автора Крымов Александр Александрович КАК ДРУЖИТЬ С СОСЕДЯМИ, ИЛИ ЦЕНТР ПРИНЯТИЯ КАДРОВЫХ РЕШЕНИЙ Оказывайте влияние на тех, кто оказывает влияние на других.

Менеджерская народная мудрость Глава, в которой развивается тезис о менеджменте как работе чужими рукамиЕстественно, все 13 задач управления трудовыми Из книги Ошибки работодателя, сложные вопросы применения Трудового кодекса РФ автора Сальникова Людмила Викторовна Раздел II. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ РАБОТОДАТЕЛЯ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ КАДРОВЫХ Из книги Практика управления человеческими ресурсами автора Армстронг Майкл МАРКЕТИНГ В КАДРОВЫХ СЛУЖБАХ Руководители высшего звена и линейные руководители являются теми внутренними заказчиками, чьи желания и потребности должна выявлять и удовлетворять кадровая служба. Как это можно сделать?Прежде всего необходимо разобраться в потребностях Из книги Как работать по четыре часа в неделю [litres] автора Феррис Тимоти Глава 2 Правила, которые меняют правила Все, что популярно, – негодно Я не могу дать вам точную формулу успеха, зато могу назвать формулу фиаско: постоянно старайтесь угодить всем и каждому.

Герберт Байярд Суоп, американский журналист и редактор, первый лауреат Из книги Салон цветов: с чего начать, как преуспеть автора Крутов Дмитрий Валерьевич 5 Главные правила оформления и обустройства салона цветов Создаем интерьер своими руками С первых дней создания салона цветов необходимо определиться, в каком стиле вы видите его оформление. Во многом нужно ориентироваться на то, что именно вы собираетесь продавать,

Ведение кадровой документации

Вы здесь Опубликовано 2009-07-30 02:44 пользователем cons_r «Новая бухгалтерия», 2008, N 5 Кадровая документация — отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность ее ведения есть одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы.

Однако зачастую работодатели не придают серьезного значения кадровой документации, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.

Какими же законодательными и нормативными актами регламентируется обязанность работодателя по ведению кадровой документации? Каковы правила ее создания, оформления и хранения? Ответим на эти вопросы в статье.

Необходимость документирования трудовых правоотношений устанавливает прежде всего Трудовой кодекс РФ, а именно: — трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ); — прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (ст. 68 ТК РФ); — на всех работников ведутся трудовые книжки (ст.

66 ТК РФ); — по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.) (ст.

62 ТК РФ); — предусмотрено обязательное издание приказа (распоряжения) работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ); — прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ). Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно п.

2 Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности. В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров: N Т-1

«Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»

, N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, вышеназванным Постановлением Госкомстата N 1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: N Т-12

«Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»

, N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Наличие указанных форм, правильность их заполнения могут стать объектом контроля при проверке правомерности отнесения затрат по оплате труда на себестоимость продукции, проводимой представителями федеральной налоговой службы.

Обратите внимание! Законодатель в новой редакции Трудового кодекса РФ распространяет общие нормы трудового законодательства на всех хозяйствующих субъектов — как юридических, так и физических лиц. Можно констатировать, что наконец-то прекращено 14-летнее ущемление в правах индивидуальных предпринимателей как работодателей и, что самое главное, нанятых ими работников. Теперь работодатель — индивидуальный предприниматель кроме заключения трудовых договоров обязан вести трудовые книжки на всех своих работников и, так же как работодатель — юридическое лицо (организация), — многие кадровые документы.

Кроме того, работодатель при приеме на работу (до подписания трудового договора) обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ). Локальные нормативные акты — это акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные нормативные акты.

Локальные нормативные акты не могут содержать нормы, снижающие уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством. Новеллой Трудового кодекса РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение ч. 7 и 8 ст. 12 ТК РФ: «Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие. Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с: истечением срока действия; отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом)». Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией Трудового кодекса РФ.

В противном случае многие из них потеряют силу. Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, как и юридическое лицо (организация), реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом, работодатель — физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.

Если ранее некоторые локальные нормативные акты, например правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и др., обязаны были принимать только работодатели — юридические лица, то теперь согласно буквальному пониманию новелл Трудового кодекса РФ индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты. В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию Трудового кодекса РФ входят: — штатное расписание (ст.

57 ТК РФ); — правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ); — документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.

ст. 86, 87, 88 ТК РФ); — график сменности (ст. 103 ТК РФ); — график отпусков (ст.

123 ТК РФ); — правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда. Правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.

212 ТК РФ). Эти документы входят в число тех, которые прежде всего проверяют инспекторы Федеральной инспекции труда. Примечание. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, на территории РФ осуществляют органы Федеральной инспекции труда (ст.

354 ТК РФ). Перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом положений ст.

8 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

о недопустимости требования представления документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки.

Цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания проведения мероприятия по контролю, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке, указываются в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия, которое предъявляется проверяющим.

Все кадровые документы можно разделить на два вида: 1) обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ст.

ст. 57, 86 — 88, 103, 123, 212, 189, 190 ТК РФ и потому обязательные для каждого работодателя, и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ст.

ст. 62, 66 — 68, 84.1, 193 ТК РФ. Локальные нормативные акты связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя. Документы служат учету личного состава работников; 2) факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер. Они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К факультативным кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и др.

Примечание. Законодатель, подробно прописывая в Трудовом кодексе РФ процедуру принятия коллективного договора (соглашения), не рассматривает этот договор в качестве обязательного правового акта.

Данный акт принимается по соглашению сторон в рамках социального партнерства. Поэтому если в ходе проверки инспекторы Федеральной инспекции труда требуют показать им коллективный договор, то при его отсутствии можно сослаться на необязательность данного документа.

Обязательное ведение кадровой документации, в частности трудовой книжки, предусмотрено также Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Об обязательности документирования трудовых отношений с работниками в целях защиты их пенсионных прав свидетельствуют некоторые нормы пенсионного законодательства.

Пункт 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555, гласит: «Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее именуется — трудовая книжка). При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы». И далее п. 7 названных Правил сформулирован так:

«В случае, когда трудовая книжка не ведется, периоды работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений»

.

Ряд обязанностей страхователя (работодателя) в целях ведения индивидуального (персонифицированного) учета установлен ст.

15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ

«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

. Например, страхователь обязан: — в установленный срок представлять органам Пенсионного фонда РФ сведения о застрахованных лицах, определенные названным Федеральным законом; — получать в органах Пенсионного фонда РФ страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования, а также дубликаты указанных страховых свидетельств и выдавать их под роспись застрахованным лицам, работающим у него по трудовому договору или заключившим договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы; — передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган Пенсионного фонда РФ для индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного лица.

Каждый работодатель обязан один раз в год не позднее 1 марта на каждое зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования лицо, работавшее у него по трудовому договору и получившее вознаграждение по договору гражданско-правового характера, подавать в территориальный орган Пенсионного фонда РФ документ, содержащий сведения о страховом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых взносах обязательного пенсионного страхования и другие сведения.

При этом сведения о страховом стаже застрахованного лица представляются на основании приказов и других документов по учету кадров, а о заработке (доходе) и об уплачиваемых страховых взносах — на основании данных бухгалтерского учета. В совместном Письме Минтруда России N 8389-ЮЛ, Пенсионного фонда РФ N ЛЧ-06-27/9704 от 27.11.2001

«О некоторых вопросах определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случаях утраты работодателями первичных документов о заработке работников»

рекомендовано органам, осуществляющим пенсионное обеспечение, по вопросу определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случаях утраты работодателями первичных документов о заработке работников принимать к производству документы, косвенно подтверждающие фактический заработок работника на данном конкретном предприятии.

В соответствии с данным Письмом к таким документам, косвенно подтверждающим фактический заработок работника, могут быть отнесены: — учетные карточки членов партии и партийные билеты; — учетные карточки членов профсоюза и профсоюзные билеты; — учетные карточки членов комсомола и комсомольские билеты; — расчетные книжки (расчетные листы), которые оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению первичных учетных документов по оплате труда; — приказы и другие документы, из которых можно сделать вывод об индивидуальном характере заработка работника.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+